Учёт материалов мастера: остатки, расчёт стоимости и закупки командой

Кабель на 40 метров, купленный дважды

Бригада из трёх монтажников готовилась к понедельнику: нужно было 40 метров кабеля ВВГ 3х2,5, а на складе оставалось только 12. Один из сотрудников написал об этом в общий чат в пятницу вечером. Менеджер сообщение не заметил и в субботу сам съездил в магазин за материалом. В понедельник утром на складе оказалось два комплекта кабеля вместо одного, а бригада всё равно потеряла час, разбираясь, кто и что уже купил. Ошибка стоила рабочего времени троих человек и лишних 3 000–4 000 рублей на дублирующую закупку.

У мастера-одиночки та же проблема выглядит проще, но не исчезает: остаток материала в голове расходится с тем, что реально осталось в машине, и на объект приходится ехать дважды — один раз на работу, второй за забытым материалом.

Что вообще нужно фиксировать по материалам

Учёт материалов держится на трёх вещах, и без любой из них расчёты рано или поздно перестают сходиться:

Заводить позицию нужно один раз. Дальше остаток списывается сам при добавлении материала на заявку: 40 метров кабеля со склада минус 40 метров на заявке, без отдельной сверки в конце месяца.

• каталог с названием, единицей измерения и текущим остатком по каждой позиции;
• отметка «на исходе», после которой материал пора заказывать, а не ждать, пока он закончится совсем;
• закупочная цена, без которой расчёт стоимости заказа превращается в догадку.

Что происходит в команде: заявка вместо самодеятельности

У мастера-одиночки закупка — это одно решение одного человека. У команды из десяти-пятидесяти человек тот же процесс без правил превращается в сценарий из примера выше: два человека покупают одно и то же, или наоборот, никто не покупает вовремя, потому что каждый думает, что это сделает кто-то другой.

Решается это не запретом сотрудникам замечать нехватку материала, а обратным правилом: любой сотрудник видит склад так же, как владелец, и может сам создать заявку на закупку: выбрать позицию из каталога или указать материал свободным текстом, если его в каталоге ещё нет. Менеджер или владелец видит заявку, одобряет её или отклоняет, а остаток на складе увеличивается только тогда, когда материал реально получен. Одобрение и получение — два разных шага не случайно: одобренный бюджет и то, что уже физически лежит на складе, не всегда совпадают день в день, и путать эти два факта означает получить остаток, который не отражает реальность.

Дубликат из примера с кабелем система тоже ловит сама. Если по одной и той же позиции каталога уже есть открытая заявка на закупку, при попытке создать вторую система предупредит об этом до того, как деньги потрачены дважды, а не после.

Непринятые решения по закупкам не нужно искать отдельно. Они попадают в тот же общий список уведомлений, что и просроченные заявки и материалы на исходе, поэтому владельцу или менеджеру достаточно одного взгляда на колокольчик уведомлений, а не ежедневного захода на отдельную страницу закупок, чтобы понять, ждёт ли там что-то решения.

Как это выглядит по шагам

Если бы вторая заявка на тот же кабель появилась раньше четвёртого шага, систему это не пропустило бы: попытка создать её показала бы, что открытая заявка на эту же позицию каталога уже есть.

• Монтажник открывает каталог материалов, находит кабель ВВГ 3х2,5 и создаёт заявку на 40 метров с коротким комментарием, для какого объекта нужен материал.
• Заявка появляется в общем списке закупок и в уведомлениях у владельца и менеджера с пометкой, кто и когда её создал.
• Менеджер одобряет заявку или отклоняет с комментарием, если материал уже заказан кем-то другим или сумма выходит за рамки.
• Когда материал физически привезли на склад, менеджер отмечает заявку как полученную, и только в этот момент остаток на складе увеличивается на 40 метров.

Расчёт стоимости заказа без калькулятора

Как только материалы заведены в каталог с закупочной ценой, расчёт стоимости конкретного заказа перестаёт быть отдельным действием. Материал добавляется на заявку, стоимость работы указывается отдельной строкой, и итоговая сумма считается сама, а не складывается вручную в блокноте или по памяти в конце дня. Для документа клиенту (акт, счёт) это те же данные без повторного ввода: что купили и что сделали уже записано, остаётся только оформить.

Тот же каталог с остатками и историей визитов по объекту разобран подробнее в статье про учёт объектов и склад материалов, если по одному адресу набирается несколько визитов и смет подряд.

FAQ

Нужно ли заводить в каталог каждый гвоздь и саморез? Нет смысла. Каталог полезен для материалов с ощутимой ценой и регулярным расходом: кабель, трубы, автоматы, крупные партии крепежа. Мелочь можно списывать вместе со стоимостью работы одной строкой.

Кто может создать заявку на закупку? Любой сотрудник, а не только владелец или менеджер. Тот, кто на объекте первым видит нехватку материала, должен иметь возможность сообщить об этом сразу, не дожидаясь, пока то же самое заметит кто-то другой.

Кто одобряет закупку? Владелец аккаунта или сотрудник с ролью менеджера. Обычный сотрудник видит статус своей заявки, но решение принимает не он.

Что если материала нет в каталоге? Заявку можно создать свободным текстом, без привязки к каталожной позиции. Процесс это не блокирует, просто такую заявку система не сможет автоматически сверить с уже существующей на тот же материал.

Видят ли обычные сотрудники все заявки на закупку, а не только свои? Да, список закупок общий для всей организации. Сотрудник видит не только свою заявку, но и то, что уже запросили коллеги, а это ещё до автоматической проверки на дубликат снижает риск задвоить закупку.

Сколько это стоит

Учёт материалов и закупки с одобрением работают на всех тарифах одинаково, разница только в размере команды: 699 ₽/мес для одного мастера, 2 990 ₽/мес для команды до 10 сотрудников, 5 990 ₽/мес до 25 сотрудников и 9 990 ₽/мес от 26 сотрудников. Владелец аккаунта в счёт сотрудников не идёт ни на одном тарифе, так что найм первого сотрудника не превращается в неожиданный скачок счёта за софт. Первые 14 дней доступны бесплатно и без карты, полный функционал открыт сразу, без урезанной пробной версии.

Итог

Дублирующая закупка на 3 000–4 000 рублей и час рабочего времени бригады из примера выше — это прямое следствие того, что нехватку материала заметил один человек, а решение принял другой, не зная об этом. Учёт материалов с каталогом остатков и закупкой, которую сотрудник запрашивает, а менеджер одобряет, убирает именно этот разрыв. Попробуйте бесплатно 14 дней, без карты.