Как настроить рабочие часы и длительность визита в онлайн-записи

Из чего собирается список свободного времени

Когда клиент открывает вашу страницу онлайн-записи и видит «завтра: 10:00, 12:00, 15:00», за этим списком стоит расчёт: система берёт ваши рабочие часы, нарезает их на слоты с заданным шагом, вычитает занятые заявки вместе с их длительностью и запасом на дорогу — и показывает только то, что осталось. Каждая настройка в этой цепочке меняет картину для клиента, поэтому стоит понимать их все.

Рабочие часы: основа всего

График задаётся по дням недели: в какие дни вы работаете и с какого по какое время. За пределами графика слоты не предлагаются вообще — воскресенье выходной, значит, в воскресенье записаться нельзя, и объяснять это никому не нужно.

Главное правило: график должен быть реальным, а не «на всякий случай пошире». Указали 8:00–21:00 — получите записи на 8 утра и 8 вечера, и отменять их придётся вам лично. Лучше честные 9:00–19:00 с редкими исключениями по договорённости, чем регулярные неловкие переносы.

Длительность визита: сколько времени резервирует заявка

Каждая заявка занимает в календаре не точку, а отрезок. Откуда берётся его длина:

Заниженная длительность — самая дорогая ошибка в этом наборе: заявки встают впритык, первый же затянувшийся заказ рушит день, и вы весь вечер извиняетесь за опоздания. Ставьте длительность по реальному опыту среднего вызова, включая «поговорить с клиентом» и «сходить к машине за инструментом».

• Если клиент выбрал услугу из вашего списка — из длительности этой услуги («замена смесителя — 90 минут»).
• Если записался «без услуги», с описанием словами — из стандартной длительности визита, которую вы задали в настройках.

Шаг между слотами: как часто предлагать время

По умолчанию разумно предлагать время с тем же шагом, что и длительность визита: часовые заявки — слоты 9:00, 10:00, 11:00. Если хочется дать клиенту более точный выбор (9:30, 10:30), шаг можно сделать мельче — но помните, что каждая запись всё равно резервирует полную длительность визита, просто начало у неё будет более «дробным».

Запас между заявками: дорога и передышка

Между выездами есть дорога, и слот «11:00» при заявке до 11:00 в другом конце города — это гарантированное опоздание. Запас настраивается двумя способами: фиксированный буфер (например, 30 минут до и после каждой заявки) или расчёт по расстоянию между адресами заказов. Слоты, не проходящие по запасу, клиенту просто не показываются.

Как выстроить из этого маршрут дня целиком — со стороны календаря и дороги — разобрано в руководстве «Маршруты и расписание мастера на выезде»: онлайн-запись наполняет календарь, буферы защищают его от нестыковок.

Окно прибытия и срок записи: две настройки на доверие

Окно прибытия показывает клиенту не точный час, а промежуток: «мастер приедет с 10:00 до 11:00». Для выездной работы это честнее точного времени — дорога и предыдущий заказ всегда вносят разброс, а заявленное заранее окно снимает претензию «вы опоздали на 20 минут».

Минимальный срок записи («не раньше чем за день») защищает от заявки за полчаса до визита и даёт планировать день с вечера, а горизонт записи («не дальше чем на месяц») — от бронирований на полгода вперёд, которые вы вряд ли вспомните. Особенно это важно при круглосуточной записи, когда заявки приходят и ночью.

Итог

Настройки расписания — это ваш «администратор в цифре»: график определяет когда, длительность — сколько, буфер — с каким запасом, окно прибытия — что пообещать клиенту. В Planio все эти настройки собраны в одном разделе с живым примером того, что увидит клиент. Зарегистрируйтесь бесплатно, выставьте реальный график и честную длительность — остальное система посчитает сама.