Как самозанятому мастеру вести учёт заказов без бухгалтера

Почему одного чека в «Мой налог» недостаточно

Чек, который самозанятый выдаёт через приложение «Мой налог», решает одну задачу: фиксирует доход для налога на профессиональный доход. Он не хранит историю по клиенту, не показывает, сколько денег ушло на материалы, и не подсказывает, кто из клиентов уже заплатил, а кто ещё нет. Для этого нужен отдельный учёт, который ведётся не вместо чеков, а вместе с ними.

Пока заказов немного, три-четыре в неделю, обычно хватает памяти и переписки в мессенджере. Проблемы начинаются на десятке активных клиентов: сложно вспомнить, кому какую сумму называли, какие материалы уже куплены под конкретный заказ и не забыли ли выставить счёт кому-то из компаний, у которых оплата приходит с задержкой.

У самозанятых мастеров учёт часто выглядит как смесь заметок в телефоне, переписки в WhatsApp и памяти. Это работает, пока заказов пять в месяц. При пятнадцати и больше в этой смеси начинают теряться детали: какому клиенту вы обещали приехать повторно, кто попросил гарантию на полгода, а кто до сих пор не оплатил счёт за прошлую неделю.

Что вести, если вы работаете один

Самозанятому мастеру не нужна сложная система учёта, рассчитанная на бухгалтера и отдел продаж. Достаточно трёх вещей: список заказов с суммами и статусом оплаты, отдельные числа по материалам и по работе в каждом заказе, и карточка клиента с историей, что и когда вы уже делали.

• Список заказов: дата, клиент, сумма, оплачен или нет.
• Материалы и работа отдельными числами, а не одной итоговой суммой.
• История по клиенту: что делали в прошлый раз и сколько это стоило.

Материалы и работа: считать раздельно с первого дня

Частая ошибка при самостоятельном учёте: вносить в заказ одну общую сумму вместо раздельного расчёта материалов и работы. Пока заказов мало, разница не заметна, но она становится важной, как только нужно посчитать реальный доход за месяц: сумма по всем заказам не равна заработку, потому что часть денег ушла на материалы, а не осталась у мастера.

Например, если вы ежемесячно закрываете заказов на 150 000 рублей, а материалы обходятся в 50 000 из этой суммы, реальный доход не 150 000, а 100 000 рублей. Эта разница особенно ощутима у профессий, где материалы составляют значительную часть стоимости заказа, например у мастеров по натяжным потолкам, установщиков дверей или мебельщиков.

Документы клиенту: чек, акт и счёт по одной и той же логике

Учёт заказов и документы клиенту связаны напрямую: если материалы, работа и итоговая сумма уже внесены в заказ, счёт и акт формируются из этих же данных, а не набираются заново вручную. Подробный разбор того, какой документ нужен в каждой ситуации (чек, акт, договор или счёт), собран в отдельном руководстве: «Документы, счета и учёт для мастера и самозанятого».

Здесь важно главное правило: чек через «Мой налог» обязателен всегда, при получении любой оплаты, а акт и счёт нужны не на каждый заказ, а там, где клиент компания, сумма заметная или сам клиент просит документ. Для разового мелкого заказа частному лицу часто достаточно одного чека.

С чего начать сегодня

Не нужно переносить историю за полгода назад, чтобы начать вести учёт по-новому. Достаточно с сегодняшнего дня вносить каждый новый заказ отдельной строкой: сумма материалов, сумма работы, клиент, статус оплаты. Через месяц уже будет понятная картина дохода, а не набор чеков, которые нужно пересчитывать вручную.

Planio собирает заказы, материалы, доход и статус оплаты каждого счёта в одном месте, а акт и счёт для клиента формируются из тех же данных, что вы уже внесли при закрытии заказа. Регистрация бесплатна, без банковской карты.