Как выставлять счета клиентам онлайн без Word и принтера

Почему счёт в Word — это дольше, чем кажется

Типичный сценарий: заказ выполнен, нужно выставить счёт клиенту. Открывается старый шаблон в Word, вручную меняются сумма, дата и имя клиента, документ сохраняется, распечатывается или фотографируется на телефон и отправляется в мессенджер. На это уходит 10–15 минут между заказами — время, которого обычно и так не хватает.

Счёт клиенту онлайн решает эту проблему иначе: документ собирается автоматически из данных заказа, которые уже введены в систему, и остаётся только отправить готовый файл.

Что обязательно должно быть в счёте

Независимо от способа оформления, в счёте клиенту важно не забыть:

• Точную сумму — с разбивкой на стоимость работы и материалов, а не одной цифрой.
• Дату и краткое описание выполненных работ — пригодится и клиенту, и вам при возможном споре.
• Реквизиты для оплаты — банковская карта, счёт или другой способ, который использует клиент.

Почему выгодно формировать счёт из заказа, а не отдельно

Если материалы и стоимость работы уже были указаны в заказе при его выполнении, программа для выставления счетов может собрать документ автоматически — без повторного набора той же информации в Word. Это устраняет и частую ошибку: расхождение между суммой в заказе и суммой в счёте, которое возникает при ручном переносе цифр.

Как ускорить оплату

Счета, отправленные в день выполнения работы, оплачиваются быстрее, чем те, что «долетают» до клиента через неделю в виде фото из галереи. Если счёт можно отправить онлайн сразу после завершения заказа — прямо на email клиента, — вероятность быстрой оплаты заметно выше.

Итог

Программа для выставления счетов не заменяет саму работу мастера, но убирает рутину вокруг неё. Planio формирует счёт, акт и договор прямо из данных заказа и позволяет отправить готовый документ клиенту на email в один клик — без Word и принтера.